Stell dir folgendes Szenario vor: Auf der Suche nach einem Geschenk stöbert ein Kunde Freitagabend in deinem POD-Onlineshop, wird fündig und gibt eine Bestellung auf. Da als Versandzeit 1-5 Tage angegeben sind, sollte die Ware am Montag, spätestens aber Mittwoch eintreffen. Das ist wichtig, da das Geschenk am Mittwoch überreicht werden soll. Und wer weiß – geht man vom Blitzversand wie etwa bei Amazon Prime aus –, vielleicht trifft es sogar schon am Samstag ein?
Was nun passiert: Die Bestellung kommt nicht am Samstag, was noch zu verkraften wäre, aber auch nicht am Montag oder Mittwoch, sondern erst am Freitag! Wie kann das sein?? Die Antwort lautet: Es liegt ein Missverständnis vor. Denn bei den genannten 1-5 Tagen handelt es sich einerseits um Werktage und andererseits nicht um die Versandzeit, sondern um die Produktionszeit. Was hierbei die Unterschiede sind und wie du am besten damit umgehst, erfährst du in diesem Artikel.
Lieferzeit = Produktionsdauer + Versandzeit
Die gesamte Lieferzeit setzt sich zusammen aus der Produktionsdauer und der Versandzeit. Die Produktionsdauer umfasst die Bedruckung und das Handling. Denn anders als in einer Serienproduktion wird im Print-on-Demand-Verfahren jede einzelne Ware nach Bestelleingang erst noch angefertigt und abgewickelt. Dies ermöglicht eine maximale Flexibilität, da jedes Produkt individualisierbar ist. Für den gesamten Prozess benötigen wir etwa 1-5 Werktage.
Die einzelnen Schritte sehen dabei wie folgt aus:
- Onlineshop-Bestellung geht in unserem System ein
- Entsprechende Ware wird im Lager gepickt
- Ware wird an Druckstation weitergeleitet & bedruckt
- Finishing & ggf. Hinzufügen von Zusatzoptionen (z. B. Branding-Features)
- Ware wird qualitätsgeprüft
- Ware wird einsortiert
- Verpackung der Ware & Vorbereitung für den Versand
- Versand an den Endkunden
Neben der Produktionsdauer ist die Versandzeit hinzuzuzählen. Innerhalb Deutschlands beträgt die Versanddauer in der Regel 1-2 Werktage (siehe auch Weltweiter Versand). Bei besonders hohen Sendungsvolumen, wie beispielsweise in der Vorweihnachtszeit, erhöht sich die Dauer entsprechend. Wir arbeiten mit den Versanddienstleistern DHL, Deutsche Post, DPD und UPS zusammen. Die Wahl des Dienstleisters hängt jeweils von der Sendungsgröße, dem Gewicht und Zustellort ab.
Rechnet man Produktionsdauer und Versandzeit nun zusammen, ergibt sich hieraus die gesamte Lieferzeit, die aktuell ca. 2-7 Werktage beträgt.
- Produktionsdauer: 1-5 Werktage
- Versandzeit: 1-2 Werktage
- Lieferzeit: 2-7 Werktage
Was bedeuten Werktage bei der Lieferzeit?
Bei Shirtigo gelten als Werktage die Tage Montag bis Freitag. Dabei ist zu beachten, dass Bestellungen zum aktuellen Werktag zählen, die bis 12:00 Uhr (UTC+1) eingehen oder bis 18:00 Uhr (UTC+1) versendet werden. In unserem Eingangsbeispiel wird die Bestellung am Freitag nach 18:00 Uhr getätigt. Da es sich bei den Folgetagen um keine Werktage handelt (Samstag, Sonntag), beginnt die Produktion frühestens am Montag (1 Werktag). Wird die Bestellung im Idealfall(!) noch am gleichen Tag verschickt, kommt sie – abhängig vom Versanddienstleister – am Dienstag oder Mittwoch an.
- Werktag (Shirtigo) = Montag bis Freitag
- Aktueller Werktag = bis 12 h eingegangen / bis 18 h versendet
Würde also alles glattlaufen, könnte die Ware sogar noch rechtzeitig zur Geschenkübergabe am Mittwoch eintreffen. Wenn sie aber nun erst am Freitag eintrifft, liegt die Lieferzeit dennoch völlig im Rahmen. Denn konkret bedeutet dies, dass sie innerhalb von 3 Werktagen produziert und abgewickelt wurde, während die Versandzeit 2 Werktage beträgt (insgesamt: 5 Werktage). Warum die gesamte Lieferzeit nicht immer lediglich 2-3 Werktage beträgt, hat vielseitige Gründe, die wir im Folgenden konkretisieren.
Weitere Beispiele findest du unter: Lieferzeit: Was bedeuten Werktage?.
Welche Gründe für Verzögerungen gibt es?
Ob eine Bestellung noch am gleichen oder einem anderen Werktag produziert wird, hängt von diversen Faktoren ab, angefangen beim Zeitpunkt des Bestelleingangs. Geht die Bestellung beispielsweise erst spät ein, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie erst am Folgetag produziert wird. Ebenso spielt das Produktionsvolumen eine entscheidende Rolle: Ist das Auftragsvolumen an einem Tag besonders hoch, reiht sich die Bestellung in eine Warteschlange ein, die nach Priorität bzw. Bestellzeitpunkt abgearbeitet wird.
Darüber hinaus existieren weitere Gründe, die zu einer Verzögerung führen können – in Ausnahmefällen auch über die Regelproduktionszeit hinaus. Hierzu gehören folgende Punkte:
- Der Endkunde gibt eine falsche oder unvollständige Lieferanschrift an (Abstimmung mit Kundensupport erforderlich)
- Die Druckdatei bedarf einer Änderung (Abstimmung Kundensupport)
- Unerwarteter Lieferengpass der Rohware
- Produkt nicht auf Lager + Rohware wird verspätet/falsch zugestellt
- Falsche Druckvorbehandlung eines Textils (seitens des Herstellers)
- Produkt besteht QS nicht (neue Produktion erforderlich)
- Bestellung enthält viele Produkte (je mehr Produkte, desto länger die Abwicklung)
Mehr Infos: Wie lang ist die Lieferzeit nach Eingang der Bestellung?.
Kommuniziere die Lieferzeiten in deinem Shop
Da du nun die Hintergründe und Einzelheiten kennst, gib sie in deinem Onlineshop an deine Kunden weiter, um Missverständnissen vorzubeugen. Sind dem Endkunden etwa die gesamte Lieferdauer und der Umgang mit Werktagen bekannt, wäre ihm bewusst, dass die Zustellung bei einer Bestellung an einem Freitagabend womöglich erst eine Woche später erfolgt. Somit kann er im Vorfeld besser planen, z. B. das Geschenk eher bestellen, oder ist bereits darauf eingestellt, dass das Geschenk womöglich erst nach 7 Tagen zugestellt wird – und legt keine Beschwerde ein.
Dies erspart deinen Kunden und dir selbst Nerven und Zeit.
Sorge für eine korrekte Lieferadresse
Man mag meinen, dass die korrekte und vollständige Angabe der Lieferadresse selbstverständlich ist. Dennoch kommt es recht häufig vor, dass die Angaben unvollständig oder falsch sind. Insbesondere durch die Nutzung von Smartphones schleichen sich schnell kleine Flüchtigkeitsfehler oder Zahlendreher ein. Zwar wird nach dem Anlegen einer Bestellung eine automatische Adressvalidierung durchgeführt, allerdings ist diese lediglich formaler und nicht inhaltlicher Natur (Tippfehler, Plausibilität).
Weise daher deine Kunden auf die Wichtigkeit der korrekten Lieferadress-Angabe hin oder hinterlege sie direkt in deinem Shopsystem. Denn sollte die Lieferadresse fehlerhaft sein, erhältst du eine automatische Benachrichtigung per Mail und die Bestellung wird auf „On-Hold“ gesetzt und nicht weiterbearbeitet. Hierdurch verzögert sich die Lieferzeit, dein Kunde ist unzufrieden und sowohl du als auch unser Support verwenden unnötige Kapazitäten für die Fehlerbehebung auf.
Weitere Infos: Formale Vorgaben für die Lieferadresse.
Sieh den Produktionsstatus & Lagerbestand im Dashboard ein
Im Cockpit-Dashboard kannst du unter Bestelldetails einsehen, in welchem Status sich die Bestellung befindet, wie Beispiel „Warten auf Produktion“, „In Produktion“ oder „Bestellung versendet“. Wenn du zum Beispiel siehst, dass der Status nach 2 Werktagen noch auf „Warten auf Produktion“ steht, dann befindet sie sich noch in der Warteschlange. Hast du nun einen ungeduldigen Kunden, kannst du ihn direkt informieren, sobald der Status auf „In Produktion“ oder „Bestellung versendet“ springt.
Weitere Infos zum Thema findest du unter: Kann ich den Produktionsstatus in Echtzeit verfolgen?
Des Weiteren ist es möglich, unter Bestellungen den Lagerbestand einer Rohware zu überprüfen. Das bedeutet, du kannst einsehen, ob sich das Rohprodukt einer Bestellung bereits im Lager oder noch im Zulauf befindet. Hierdurch kannst du besser einschätzen, wie lange es bis zum Versand dauert, und dies deinem Kundenvermitteln. Den Status findest du in deinen Bestellungen neben „In Produktion übertragen“ in Form einer farbigen Kennzeichnung:
- Gelb = Im Zulauf (Inbound)
- Grün= Auf Lager (On Stock)
Richte ein Versand-Tracking ein
Geht es um die Versandzeit, können du und deine Kunden mit einem Versand-Tracking bzw. einer Sendungsverfolgung den Lieferstatus der Bestellung in Echtzeit verfolgen. Dies erspart dir und uns ungeduldige Fragen nach dem aktuellen Stand des Versands. Ein weiterer Vorteil: Bestellungen mit Tracking sind automatisch versichert. Das bedeutet, dass wir im Falle eines Sendungsverlustes das Verlustrisiko übernehmen. Bei Bestellungen ohne Tracking verantwortest du als Verkäufer den Verlust und kommst für die Kosten des Nachdrucks auf.
Bei Bestellungen innerhalb Deutschlands wird das Tracking ab 3 Shirts, 1 Hoodie, 1 Tasse oder 1Poster kostenfrei aktiviert wird (EU/Welt: ab 3 Shirts, 2 Hoodies, 2 Tassen oder 2 Poster). Ausnahme bildet das Shopsystem WooCommerce, für welches aber das (kostenpflichtige) Plugin Shipment Tracking Abhilfe schafft. Auf Wunsch kannst du im Cockpit-Dashboard ein permanentes Tracking für die Versandzonen DE, EU und weltweit einstellen. Die Mehrkosten betragen (netto): 1,78 € (DE) und 2,50 € (EU/Welt).
Mehr Infos unter: Gibt es ein Tracking bei Bestellungen?.
Nun kennst du die wichtigsten Punkte und Stolpersteine zum Thema Lieferzeiten. Nimm bei Bedarf die entsprechenden Einstellungen im Cockpit-Dashboard vor und/oder kommuniziere die notwendigen Infos direkt in deinem Shop. Wenn du weitere Fragen hast, wirf gerne einen Blick in unser Helpcenter oder kontaktiere unseren Support!
